Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose des obligations claires aux responsables de traitement et aux sous-traitants en matière de protection des données personnelles. Dans le cadre d’une franchise, une idée reçue persistante consiste à penser que si la franchise mère a effectué les démarches de conformité, les franchisés n’ont aucune obligation supplémentaire à remplir. Cette perception est erronée, car chaque franchisé, en tant qu’entité juridiquement indépendante, doit assurer sa propre conformité au RGPD.
1. Le statut du franchisé vis-à-vis du RGPD
Le franchisé, bien que bénéficiant du cadre et du savoir-faire de la franchise, gère une entreprise autonome qui effectue divers traitements de données personnelles. Il peut ainsi être :
- Responsable de traitement pour ses propres activités, telles que la gestion des clients locaux, la gestion de son personnel, ou l’organisation de campagnes marketing indépendantes.
- Sous-traitant du franchiseur si ce dernier détermine les finalités et les moyens du traitement (par exemple, en imposant un système de gestion client unique).
- Co-responsable du traitement si franchiseur et franchisé partagent conjointement la responsabilité d’un traitement, notamment en matière de prospection commerciale commune.
2. Obligations du franchisé en matière de protection des données
Indépendamment de la conformité mise en place par le franchiseur, le franchisé doit veiller à respecter les obligations suivantes :
a) Tenir un registre des traitements
Un franchisé doit documenter les traitements de données qu’il réalise. Ce registre doit inclure :
- La finalité des traitements (gestion client, recrutement, marketing, etc.).
- Les catégories de données collectées et traitées.
- Les destinataires des données (franchiseur, prestataires, etc.).
- Les durées de conservation.
- Les mesures de sécurité mises en place.
b) Informer les personnes concernées
Le franchisé doit garantir une information claire et transparente aux personnes dont il collecte les données. Il doit donc mettre en place :
- Une politique de confidentialité adaptée.
- Des mentions légales conformes sur ses documents et son site internet.
- Un dispositif permettant aux personnes d’exercer leurs droits (accès, rectification, suppression, opposition, etc.).
c) Assurer la sécurité des données
Le franchisé est responsable de la sécurisation des données qu’il traite. Il doit notamment :
- Restreindre l’accès aux données aux seules personnes autorisées.
- Mettre en place des mesures de cybersécurité (antivirus, mots de passe robustes, sauvegardes sécurisées, etc.).
- Sensibiliser ses employés aux bonnes pratiques en matière de protection des données.
d) Encadrer ses relations avec les sous-traitants
Si un franchisé fait appel à des prestataires (agence marketing, hébergeur, service de paie, etc.), il doit :
- S’assurer que ces derniers respectent le RGPD.
- Signer des contrats de sous-traitance conformes.
3. Questions à se poser pour vérifier sa conformité RGPD
Voici une liste de questions clés qu’un franchisé doit se poser pour s’assurer de sa conformité RGPD :
✅ Suis-je responsable de traitement, sous-traitant ou co-responsable avec le franchiseur ?
✅ Ai-je clairement identifié les traitements de données que je réalise ?
✅ Ai-je un registre des traitements mis à jour ?
✅ Ai-je une politique de confidentialité accessible et compréhensible ?
✅ Mes formulaires contiennent-ils une mention d’information ?
✅ Les données sont-elles bien protégées et sauvegardées ?
✅ Mes employés sont-ils sensibilisés à la sécurité des données ?
✅ Ai-je mis en place un moyen pour que les personnes puissent exercer leurs droits ?
✅ Suis-je prêt à réagir en cas de fuite ou violation de données ?
Si le franchisé répond « non » à plusieurs de ces questions, il doit mettre en place des actions correctives rapidement pour garantir sa conformité.
4. Bonne pratique : une charte RGPD au sein du réseau de franchise
Pour harmoniser les pratiques et faciliter la conformité des franchisés, une bonne pratique consiste à mettre en place une charte RGPD au sein du réseau de franchise. Cette charte peut définir :
- Les rôles et responsabilités de chacun.
- Les processus communs pour le traitement des données.
- Les outils conformes recommandés.
- Un accompagnement pour la mise en conformité individuelle de chaque franchisé.
Conclusion
Un franchisé ne peut pas se dédouaner de ses responsabilités en matière de protection des données sous prétexte que le franchiseur a mis en place des mesures RGPD. Il doit impérativement prendre en charge ses propres obligations, tant en termes de documentation que de sécurisation et d’information des personnes concernées. Adopter une démarche proactive permet non seulement de se conformer à la réglementation, mais aussi de renforcer la confiance des clients et des employés vis-à-vis du respect de leurs données personnelles.